Controlling ( Pengendalian )

Pengendalian

  • Pengendalian adalah pengaturan aktivitas-aktivitas organisasi agar elemen-elemen kinerja yang menjadi target tetap berada pada batas-batas yang dapat diterima.
  • Tujuan pengendalian :
  1. Untuk beradaptasi dengan perubahan lingkungan
  2. Untuk membatasi akumulasi kesalahan
  3. Untuk mengatasi kompleksitas organisasi.
  4. Untuk meminimalkan biaya.

Level pengendalian

  1. Pengendalian operasi
  2. Pengendallian keuangan
  3. Pengendalian struktural
  4. Pengendalian strategik

Langkah-langkah pengendalian

  • Penetapan standard
  • Mengukur kinerja
  • Membandingkan kinerja dengan standar
  • Menentukan kebutuhan dan tindakan korektif. Bisa dilanjutkan dengan mempertahankan status quo, mengoreksi penyimpangan dan mengubah standar.

Pengendalian Operasi

  • Pengendalian awal / preliminary control / feed forward control
  • Pengendalian selama proses / screening control / con current control.
  • Pengendalian pasca tindakan / post action control / feed back control.

Pengendalian Keuangan

  • Pengendalian atas sumber daya keuangan seiiring sumber daya ini mengalir ke dalam organisasi, dipegang oleh organisasi dan mengalir keluar organisasi.
  • Pengendalian anggaran
  • Perangkat pengendalian keuangan lain : laporan R/L, Neraca, Analisis rasio, dan audit keuangan.

Pengendalian struktural

  • Pengendalian birokratis; bentuk pengendalian organisasi yang dicirikan oleh pengaturan struktural yang formal dan mekanistis.
  • Pengendalian Klan : pendekatan pengendalian organisasi yang dicirikan oleh pengaturan struktural yang informal dan organis.

Pengendalian Strategik

  • Pengendalian yang ditujukan untuk memastikan bahwa organisasi tetap selaras dengan lingkungannya dan tetap bergerak ke arah pencapaian tujuan-tujuan strategiknya.

Karakteristik pengendalian yang efektif

  • Integrasi & perencanaan
  • Fleksibilitas
  • Akurasi
  • Ketepatan waktu

Actuating / Leading ( Pengarahan )

Memahami individu dlm organisasi

  • Kontrak psikologis ; asumsi-asumsi dasar yang dimiliki individu tentang hubungannya dengan organisasi.
  • Kecocokan orang dng pekerjaan : sejauh mana kontribusi-kontribusi yang diberikan oleh seorang individu sesuai dengan insentif-insentif yang ditawarkan oleh organisasi.
  • Perbedaan  individu : atribut-atribut pribadi yang berbeda antara seseorang dengan yang lain.

Personality

5 Karakteristik kepribadian :

  1. Keakuran : kemampuan seseorang untuk bergaul dengan orang lain secara baik.
  2. Kesungguhan : jumlah tujuan yang menjadi fokus seseorang.
  3. Emosionalitas negatif : sejauh mana seseorang merasa tenang, santai, sabar dan percaya diri.
  4. Ekstroversi : tingkat kenyamanan seseorang terhadap hubungan.
  5. Keterbukaan : kekakuan keyakinan dan lingkup minat seseorang.

Personality di tempat kerja

  • Locus of control : sejauh mana orang percaya bahwa perilaku mereka memiliki dampak riil terhadap apa yang terjadi pada diri mereka.
  • Self-efficacy : keyakinan seseorang tentang kapabilitasnya untuk mengerjakan suatu tugas.
  • Otoritarinisme : sejauh mana seorang indiviidu yakin bahwa perbedaan-perbedaan kekuasaan dan status berpengaruh pada hierarki sistem sosial seperti organoisasi.
  • Machiavellianisme : perilaku yang ditujukan untuk mendapatkan kekuasaan dan mengendalikan perilaku orang lain.
  • Self-esteem : sejauh mana seseorang yakin bahwa dia adalah individu yang berharga dan berhak memperoleh pencapaian.
  • Risk propensity :  sejauh mana seorang individu bersedia mengambil risiko dan membuat keputusan-keputusan berisiko.

Sikap & Perilaku individu

  • Sikap : sekumpulan keyakinan dan perasaan yang dimiliki seseorang menyangkut ide, situasi dan orang lain.
  • Disonansi kognitif : konflik yang dialami individu karena sikapnya sendiri.
  • Kepuasan / ketidakpuasan : sikap yang mencerminkan sejauh mana seorang individu bahagia atau puas pada pekerjaannya.
  • Komitmen organisasional : sikap yang mencerminkan sejauh mana seorang individu mengenal dan terikat pada organisasinya.
  • Afektivitas positif  : kecenderungan untuk lebih bersemangat dan optimis, secara umum bahagia, melihat sesuatu secara positif dan tampak selalu berada dalam mood yang baik.
  • Afektivitas negatif : kecenderungan untuk kurang bergairah dan pesimis, melihat sesuatu secara negatif dan tampak selalu berada dalam mood yang buruk.

KINERJA

 

Kinerja individu secara umum ditentukan oleh 3 hal : motivasi, kemampuan dan lingkungan kerja.

  • Motivasi adalah sekelompok faktor yang menyebabkan individu berperilaku dalam cara-cara tertentu.
  • Kemampuan : kapabilitas untuk melakukan pekerjaan.
  • Lingkungan kerja : sumber-sumber daya yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan.

Strategi Penggerak motivasi

  • Pemberdayaan dan pastisipasi
  • Bentuk-bentuk tatanan kerja baru terutama dalam pengaturan jadual pekerjaan.

Pemberdayaan : proses melibatkan pekerja untuk menetapkan tujuan-tujuan kerja mereka sendiri, membuat keputusan & memecahkan masalah di dalam batas2 tanggungjawab dan wewenang mereka.

Partisipasi : proses penyediaan suara bagi pekerja dengan membuat keputusan tentang pekerjaan mereka.

Kepemimpinan

  • Kepemimpinan : penggunaan pengaruh tanpa paksaan untuk membentuk tujuan-tujuan grup atau organisasi, memotivasi perilaku ke arah pencapaian tujuan tersebut dan membantu mendefinisikan kultur grup atau organisasi sebagai atribut.
  • Pemimpin : individu yang mampu mempengaruhi perilaku orang lain tanpa harus mengandalkan kekerasan.

Kekuasaan

  • Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi perilaku orang lain.
  • Kekuasaan sah
  • Kekuasaan balas jasa
  • Kekuasaan paksaan
  • Kekuasaan referen
  • Kekuasaan ahli

Komunikasi

  • Proses penyampaian informasi dari satu orang ke orang lain.
  • Komunikasi yang efektif : proses pengiriman pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang diterima memiliki makna sedekat mungkin dengan maksud si pengirim.
  • Berbagai bentuk komunikasi organisasi : kom lisan, kom tulisan, kom vertikal. Horisontal, kom elektronik

Rancangan Organisasi

Rancangan Organisasi

  • Keseluruhan rangkaian dari elemen struktural dan hubungan di antara elemen-elemen tersebut yang digunakan untuk mengelola organisasi secara total.
  • 2 hal penting :
  1. Organisasi dapat diubah karena faktor-faktor situasi, SDM, pasar dll.
  2. Untuk organisasi yg lebih besar sangat kompleks  dng banyak tingkatan dan variasi rata-rata tidak dideskripsikan secara lengkap dan penuh.

Model Organisasi

  1. 1.      Model Birokratis (bureaucracy); model dari rancangan organisasi yang berdasaran pada suatu sistem otoritas yang sah dan formal
  • Model ini dipelopori oleh Max Weber dari teori organisasi klasik.
  • 5 karakteristik dasar O B :
  1. Organisasi seharusnya menerapkan pembagian tenaga kerja yang berbeda dan setiap posisi seharusnya diisi oleh seorang ahli.
  2. Organisasi seharusnya mengembangkan rangakaian peraturan yang konsisten untuk memastikan bahwa kinerja tugas seragam.
  3. O(rganisasi seharusnya menentukan hirarki posisi atau jabatan yang menciptakan rantai komando dari puncak organisasi ke dasar organisasi
  4. Manajer seharusnya melakukan bisnis dengan cara yang tidak personal dan mempertahankan jarak sosial antara mereka sendiri dengan bawahan mereka.
  5. Penerimaan tenaga kerja dan kemajuan karier dalam organisasi seharusnya didasarkan pada kecakapan teknis dan karyawan seharusnya dilindungi dari pemecatan secara sewenang-wenang.
  6. 2.      Model Perilaku
  • Adalah model rangkaian organisasi yang konsisten dengan gerakan hubungan manusia dan menekankan perhatian pada pengembangan kelompok kerja dan perhatian mengenai proses interpersonal.
  • Rensis Linkert, adalah peneliti yang meneliti apa yang membuat beberapa organisasi lebih efektif dari organisasi lainnya.
  • 8 Dimensi yang digunakan : kepemimpinan, motivasi, komunikasi, interaksi, pengambilan keputusan, penetapan tujuan, pengendalian dan tujuan kinerja.

Pengaruh situasional terhadap rancangan organisasi :

  • Teknologi Inti
  • Lingkungan
  • Ukuran organisasi
  • Siklus hidup organisasi

Mengelola Perubahan Organisasi & Inovasi

 

Perubahan Organisasi

  • Organization Change, merupakan modifikasi substantif pada beberapa bagian organisasi: jadual pekerjaan, dasar utk departementalisasi, rentang manajemen, mesin-mesin, rancangan organisasi, orang2, dsb.

Langkah-langkah dalam proses perubahan

  • Identifikasi kebutuhan akan perubahan
  • Penetapan tujuan perubahan
  • Diagnosis dari variabel yang relevan
  • Pemilihan teknik perubahan yang sesuai
  • Perencanaan implementasi untuk perubahan
  • Implementasi aktual
  • Evaluasi dan tindak lanjut

Penolakan perubahan :

  • Ketidakpastian
  • Kepentingan pribadi yang terancam
  • Perbedaan persepsi
  • Rasa kehilangan

Mengatasi penolakan

  • Partisipasi
  • Pendidikan dan komunikasi
  • Fasilitasi
  • Analisis bidang kekuatan

Bidang-bidang perubahan organisasi

  • Struktur & Rancangan organisasi terdiri dari :
    • Rancangan pekerjaan
    • Departementalisasi
    • Hubungan pelaporan
    • Distribusi otoritas
    • Mekanisme koordinasi
    • Struktur lini – staf
    • Rancangan keseluruhan
    • Manajemen Sumber daya manusia.
    • Teknologi & Operasi terdiri dari :
      • Teknologi informasi
      • Peralatan
      • Proses Pekerjaan
      • Urutan pekerjaan
      • Sistem Pengendalian
      • ORANG yang terdiri dari :
        • Kemampuan dan ketrampilan
        • Kinerja
        • Persepsi
        • Ekspektasi
        • Sikap
        • Nilai

Pengembangan Organisasi

  • Suatu usaha terencana yang berskala organisasi, dikelola dari puncak dan dimaksudkan untuk meningkatkan efektivitas dan kesehatan organisasi melalui intervensi yang terencana dalam proses organisasi yang menggunakan pengetahuan perilaku.

Teknik-teknik pengembangan organisasi :

  • Aktivitas diagnostik
  • Membangun tim
  • Timbal balik survei
  • Pendidikan
  • Aktivitas antar kelompok
  • Penyelesaian melalui pihak ketiga
  • Aktivitas teknostruktural
  • Konsultasi proses
  • Perencanaan hidup & karier
  • Bimbingan & Konseling
  • Perencanaan & penetapan tujuan

 

Inovasi Organisasi

  • Proses Inovasi :
  1. Pengembangan inovasi
  2. Aplikasi inovasi
  3. Peluncuran aplikasi
  4. Pertumbuhan aplikasi
  5. Kematangan inovasi
  6. Penurunan inovasi

Kegagalan berinovasi

  • Kurangnya sumber daya
  • Gagal mengenali kesempatan
  • Penolakan akan perubahan

Mendorong inovasi organisasi

  • Sistem penghargaan
  • Budaya organisasi
  • Intrapreneurship dalam organisasi yang lebih besar.

Inovasi adalah darah kehidupan organisasi.
Gagal berinovasi berarti darah berhenti mengalir dalam tubuh organisasi..
Apa yang bakal terjadi selanjutnya ????